Kurumsal Yazışma Kültürü
Şirketlerin, bireyler, diğer kurumlar ve iş ortakları ile yapmış oldukları yazışmalar, yani gönderdikleri yazılı teklifler, başvurular, iş görüşmeleri sonrasındaki mektuplar, e-postalar, hatta dijital platformlarda yaptıkları açıklamalar, bir şirketin ne kadar kurumsal oluğunu gösteren ilk işaretlerdendir.
Şirketlerin yazışmalarda kullandıkları hitabet, üslup, dil bilgisi kurallarına uyum ve format dış paydaşlarında bir algı oluşturur. Bu algı olumlu olacağı gibi, eğer yazışmada birtakım hatalar veya şirketin diğer birimlerinden gelen yazışmalar arasında uyum ve bütünlük yoksa, şirket ne kadar büyük olursa olsun, hakkında olumsuz algı da oluşabilir.
Oysa şirketlerin paydaşlarında oluşturacağı algı çok önemlidir. Kurumsal algısı yüksek olan şirketlerin, diğer şirketlere karşı bir rekabet üstünlüğü söz konusudur. Sadece bu nedenden dolayı büyük şirketlerde “İtibar Yönetimi” özellikle üzerinde durulan bir konudur ve bu alanda çalışan birimler ya da bireyler vardır.
Şirketlerin itibarları, şirketlerin büyüklükleri ile bağlantılı değildir. Bir KOBİ veya daha küçük ölçekli bir şirket de dış paydaşları ile yaptığı yazışmalarda, kurumsal bir algı oluşturabilir. Bilindiği gibi, günümüzde şirketlerin merkezlerini veya şubelerini ziyaret edenlerin sayısı azalmıştır. Tüm iletişim, yazışma veya uzaktan (Telefon, çevrim içi görüntülü) görüşmelerle gerçekleşmektedir. Kuşkusuz telefon görüşmelerinde de kurumsal bir yaklaşım olmalıdır, ancak yazışmalar kalıcı olacağından, yazışmaların önemi artmaktadır.
Kurumsal yazışma dili, bir şirketin kendini dış paydaşlara ifade etme şeklidir. Bu nedenle şirketlerin bu konuya odaklanmaları, tüm personele iç ve dış yazışma kurallarını aktarmaları ve bunu benimsemelerini sağlayarak, “Kurumsal Yazışma Kültürü”nü oluşturmaları gerekmektedir.
Kurumsal bir yazışmada en çok neler dikkat çekmektedir? Neler yapılmalıdır?
- E-postalarda aynı yazışmaların başka kimlere iletildiğinin görünmesi alıcıları rahatsız eder. Özellikle tanıtım e-postalarında başka şirketlerden birçok isim veya e-posta adresi görünmektedir, bu alıcılar üzerinde olumsuz bir izlenim yaratır.
- E-postaların konu kısmında kısa bir açıklama olmalıdır.
- Hitabet önemlidir. E-postalarda şirketin kurumsal bir hitabet formatı oluşturması gerekmektedir. Bazı şirketlerde alıcı kişinin soyadı ile “Sayın ……”, bazı şirketlerde ise ismin sonuna Bey veya Hanım “…… Bey; ….. Hanım” eki ile hitap edilmektedir. Bazen aynı isim hem erkek hem de kadın ismi olabileceği için, bu konuda en pratik yaklaşım, kısa bir araştırma yapmak olabilir. Tabii bu durumda soyadı ile hitap etmek de mümkün, ancak şirketin yazışma kurallarında benimsenen formatlara uyulması önemlidir.
- Yakından tanınan, telefonda ve günlük hayatta “…. Abi, …. Abla” olarak hitap edilen şahıslara, yazışmalarda böyle hitap etmek uygun değildir. Onun yerine yine, “…. Bey” veya “…. Hanım” diye hitap edilmelidir.
- E-postaların kısa ve öz yazılması tercih edilir. Eklenecek bir belge varsa, metin kısmının altında belirtilmelidir.
- Kısa bir açıklamadan sonra, talep edilen bilgi verilir veya iletilecek açıklamalar yapılır. Tanıtım metinlerinin de kısa ve anlaşılır olması gerekmektedir.
- Şirketin kurumsal formatına uygun olarak, “Saygılarımızla, Saygılarımla, İyi Çalışmalar… vs.” olarak e-posta metni sonlandırılır. Bu kapanışı tüm şirketin aynı şekilde benimsemedi önemlidir. Karşılıklı tanışma veya samimiyet olmayan bireylere “Sevgilerimle…” diye yazarak e-posta sonlandırılmaz.
- Kapanış selamlamasından sonra tüm şirketin aynı formatta kullanacağı “İmza” ile e-posta kapatılır. Genellikle şirketlerin hazırladıkları, şirket logosunu ve bazı küçük görsellerin kullanıldığı imza kutucukları bulunmaktadır. Tüm şirketin aynı imza kutucuğunu kullanması gerekmektedir.
İster e-posta olsun, ister diğer yazışmalar olsun, aşağıdaki konulara da özen göstermek gerekmektedir;
- Yazılarda dil bilgisi kurallarına dikkat edilir, yazışmalar konuşma dili ile yazılmaz. Yazışmalarda “Emoji” (Küçük ifadeler içeren semboller) kullanılmaz. Emojiler ancak Whatsapp veya sosyal yazışmalarda kullanılır.
- Tüm şirketin yazışmalarda kullanacağı yazı tipi, yazı büyüklüğü ve yazı rengi aynı olmalıdır.
- Bir yazının içinde farklı büyüklükte yazılar kullanılmaz. Eğer başka bir yazıdan kopyalanmış ise, bu da belirtilmelidir.
- E-postalarda çok büyük dosyalar yazının ekine konmaz, çünkü yazı iletilemez. Bu durumda büyük dosyalar ayrı olarak gönderilir veya link verilebilir.
- E-postaları iletirken, önceki yazışmaların da yanlışlıkla iletilmemesi için, göndermeden önce aşağıdaki yazışmaların kontrol edilmesi ve silinmesi daha iyi olur.
- Resmi daireler veya benzer kurumlarla yapılan yazışmalarda, protokollere dikkat edilir ve resmi yazışma kurallarına uyulur.
Kuşkusuz, yazışmalarda uyulması ve dikkat edilmedi gereken daha birçok konu vardır. Genel olarak uygulanacak bazı prensipleri buradan hatırlattım, ancak şirketlerin kendi prensiplerini yazmaları ve tüm personele duyurmalarında fayda vardır.
Ancak zamanla prensiplerin unutulması, uygulanmaması ve önemsenmemesi söz konusu olmaktadır. Şirketlere yeni katılan personel için de bu prensiplerin aktarılması gerekeceğinden, yazışma kültürünün sürekliliği için gereken eğitimler ve bilgilendirmeler sürdürülmelidir.