Çalışana Geribildirim Vermek

İşletmelerin en değerli unsurlarının başında, “Çalışan Personel” gelmektedir. İnsanlar sadece maaş, prim ve sosyal haklar için çalışmazlar, bir iş yerinden daha fazla beklentileri de vardır. Bunların başında, kişisel kariyer planlamasının yapılması, üst ve alt pozisyonda çalışanlarla etkili ve verimli iletişimde olmak, motivasyon, geliştirici görevlerde bulunmak ve -hepsinden önemlisi- yöneticiler tarafından kendilerine düzenli olarak geri bildirim verilmesi gelmektedir. Bunlar sağlandığı takdirde, çalışanların işletmeye olan sadakatleri ve bağlılıkları artar. Çalışanların uzun süre işletmede kalmaları, işin verimliliği artırır, maliyeti düşürür, deneyim ve bilgi aktarımını sağlar ve işin kalitesini yükseltir. Aynı zamanda müşteri memnuniyeti ve müşteri sadakati oluşturur.

Bu yazımda özellikle yöneticilerin önemsemedikleri veya unuttukları çok önemli bir konu olan Geribildirim Tekniklerinden söz edeceğim. İstifa eden personel ile yapılan “Çıkış” Mülakatlarında, en çok şikâyet edilen konuların başında, kendilerine düzenli olarak geri bildirim verilmediği görülmektedir. Oysa Geri Bildirim vermek; bir çalışanı değerli görmekle birlikte, onun gelişimine katkı yapmak veya yapmış olduğu bir hata veya eksikliği düzeltmek anlamına gelmektedir.

İki türlü Geribildirim vardır:

• Yapıcı Geribildirim
• Düzeltici Geribildirim

Yapıcı Geribildirim:

Çalışana iyi yaptığı işten ötürü veya sergilediği tutum ya da davranışından dolayı teşekkür etmek, başarısını alkışlamaktır.  Yapıcı Geri Bildirim aynı zamanda motivasyon artırıcıdır ve çalışanda sadakat yaratmaya yardımcı olur.

Yapıcı Geribildirim verirken: 

• Hem düzenli hem de gayri resmi olarak verilebilir.
• Sadece yıl ortası veya bir sürecin parçası olarak değil, herhangi bir zamanda da verilebilir, ancak uygun zamanda ve ilgili durumda olmasına özen gösterilmelidir.
• Yapıcı Geribildirim sürekli veya çok uzun aralıklarla değil, çalışanın başardığı bir işten dolayı hemen verilmelidir.
• Yapıcı Geribildirimin gecikmesi motivasyonu düşürebilir.
• Yapıcı Geribildirimin sadece birkaç çalışana yapılması, diğerlerinin göz ardı edilmesi, ilgili birimde moral kaybına neden olabilir.
• Yapıcı Geribildirim sadece büyük başarılarda değil, küçük başarılarda veya örnek davranışlarda da verilebilir.
• Yapıcı Geribildirim verirken, abartıya kaçmak, aşırı iltifatlarda ve övgülerde bulunmak uygun değildir.

 
Düzeltici Geribildirim:

Çalışan kişi istenilen işi, istenilen performansta yapmadığında, hak edilmeyen veya istenilmeyen bir tutum sergilediğinde, düzeltici veriler sunarak, gözlemleri paylaşmaktır.

Düzeltici Geribildirim verirken: 

• Yer ve zaman bildirerek bir görüşme organize edilmelidir.
• Çalışanın yapmış olduğu hareket veya tutum açıklanmalıdır.
• “Dikkat ettim…” veya “Gözlemledim…” gibi cümlelerle başlamak uygun olur.

• Çalışanın olumsuz davranışının etkileri ve hisler paylaşılmalıdır. Bu paylaşımı yapan yönetici kendi gerçeğini ifade etmelidir.
• Davranışın sebebini öğrenmek için soru sorulmalıdır, empati yapılmalıdır.
• Birlikte ne yapabileceği çalışana sorulmalıdır. Çözüm önerisi istenmelidir veya Düzeltici Geribildirim veren kişi çözüm önermelidir. Pozitif yaklaşım sergilenmelidir.
• Düzeltici Geribildirimde nesnel olunmalı, gerçeklere veya gözlemlere dayandırılmalıdır, örnekler sunulmalıdır.
• Açık, net olunmalı, basit ve gerçeklere dayanan ifadeler kullanılmalıdır.
• Kişiliğe değil davranışa odaklanılmalıdır.
• Çalışanın kim olduğuna değil, ne yaptığına değinilmelidir.
• Çalışana değil, konuya odaklanılmalıdır.
• Zamanında ve ilgili bir durumda verilmelidir.
• Özel bir ortamda verilmelidir, asla başkalarının yanında değil.
• Saygı çerçevesinde, yetişkin benliğe uygun ve yargılayıcı olmayan bir tarzda verilmelidir.
• Konuşmaya soru sorarak veya tahmin yürütülmesini isteyerek başlamak uygun değildir.
  “Seninle ne hakkında konuşmak istediğimi tahmin et, bakalım?” gibi bir tutum yanlıştır.
• Bir söz söyledikten sonra ifadeyi “Eğer”, “Ama” veya “Belki” gibi sözcüklerle yumuşatmaya çalışılmamalıdır.
• Direkt olarak, durumun nasıl yoluna koyulacağı veya daha iyi yapılabileceği üzerine önerilerle konuşmaya başlanılmamalıdır.
• Ses yükselterek, çalışan susturulmamalıdır.
• Eleştirel bir tutum sergilenmemelidir.
• “Ben en iyisini bilirim” tarzında bir tutum yanlıştır.
• Sakin ve yapıcı olmak Düzeltici Geribildirim görüşmesini daha etkili bir hale getirir.
• Aynı durumun tekrarlanmaması için teyit istenmeli ve teşekkür edilmelidir.

Birkaç öneri de Düzeltici Geribildirim alan çalışana vermek isterim:

Düzeltici Geribildirim alırken: 

• Mesajı dinleyin,
• Savunmaya geçmeyin veya tartışmayın,
• Emin olmadığınız noktaları açıklığa kavuşturun,
• Ne söylendiğine odaklanın,
• Fikir birliği içerisinde olma zorunluluğu hissetmeyin,
• Ne söylendiğini anladığınızdan emin olun,
• Neyin farklı yapılmasını istendiğini sorgulayın,
• Geribildirim veren kişiye teşekkür edin, çünkü sizin için bir risk almıştır,
• Geribildirim vermenin kolay bir iş olmadığını unutmayın…