Neden Her Şey Acil ve Önemli?
Başta kurum içi birimler olmak üzere, kurum dışı tedarikçiler ya da küçük iş ortakları ile olan yazışmaların başında veya iletilerin konu kısmında çok sıklıkla “Acil” ve “Önemli” ibareleri yer almaktadır. Çok basit bir talep veya bir açıklamanın başında bile bu sözcükleri okumaktayız. Hatta bazı yazışmalarda, işin çok acil olduğunu vurgulamak için “Acil… Acil… Acil…” diye yazılmaktadır.
Peki, her talep gerçekten acil midir? Her şeye acil ve önemli yazılırsa, gerçekten acil ve önemli olanlarla, acil ve önemli olmayanları nasıl ayıracağız? Her şeyin acil olarak yapılması talep edilirse, çalışanlar zamanlarını nasıl yönetecekler? Zamanlarını yönetemeyen çalışanlar nasıl verimli ve etkili olacaklar?
Tüm bu soruların cevabını, II. Dünya Savaşı'nda 1944-45 yıllarında Batı Avrupa'daki Müttefik kuvvetlerinin başkomutanlığını yapmış, 1951 yılında NATO'nun ilk başkomutanı olmuş, ABD'nin 34. Başkanı Alman asıllı Dwight David Eisenhower (1890-1969) basit bir matris hazırlayarak vermiştir. Yapılacak işleri, 4 adet D’ye ayırarak, ne zaman ve nasıl yapılmalarını gerektiğini tanımlamıştır.
DO (YAP): Hem acil hem de önemli olan işler, hemen yapılmalıdır. Her iş acil ve önemli olamaz. Ancak bir iş kazası veya makine arızası acil ve önemlidir. Zira bir çalışanın sağlığı veya üretimin durması söz konusu olur. Beklenmedik bir değişiklik karşısında da bir iş acil ve önemli duruma dönüşebilir. Daha büyük sorunlara yol açmaması için, o iş hemen yapılmalı ve sorun ortadan kaldırılmalıdır. Örneğin, kurumsal bir müşterinin, siparişinde yaptığı bir değişiklik, dikkate alınmadığında veya bilgi paylaşımında bir gecikme, yanlış üretime veya maddi kayıplara neden olabilir. Ayrıca, belirli bir zamanda yapılması planlanmış işler, zamanında yapılmadığında, acil ve önemli duruma dönüşebilir. Örneğin, üretim için tedarik edilecek bir hammadde veya yarı mamulün ne zaman tedarik edileceği ve teslim alınacağı önceden planlanmalıdır. Ancak bu planlama yapılmadığında ya da plana uyulmadığında o iş de acil ve önemli hale gelir. Hemen o işin yapılması gerekmektedir. Daha büyük sorunlara ve strese neden olmamak için, acil ve önemli işler, yapılacak işler listesinde (To do list) en üstte yer almalıdır. Bu işler kurumlarda stres ve baskının en temel kaynakları olabilir.
DECIDE (KARAR VER): Önemli fakat acil olmayan işler, ne zaman yapılacağına karar verilecek işlerdir. Yani işlerin ne zaman yapılacağı planlanmalıdır. İyi bir planlama yapıldığında, önemli işlere yeteri kadar zaman ayrılabilir ve yapılan işlerin kalitesi artar. Örneğin bir Pazar Araştırması yapılacak ise, bu araştırmanın ne zaman ve hangi zaman diliminde yapılacağı planlanmalı ve planlanan tarihte de yapılmalıdır. Böylelikle acilen ve hızlı yapılmadığı, zaman ayrılarak üzerinde çalışıldığı için, daha detaylı ve kapsamlı yapılabilir. Eğer vergi dairesine bir beyanname verilecek veya belirli bir dönemi kapsayacak (Aylık, yıllık…vs.) bir raporun hazırlanması söz konusu ise, zaten bunların belirli tarihleri olduğu için, planlama yapılmalı ve bu plana kesinlikle uyulmalıdır. Eğer plana uyulmaz ise, acil ve önemli bir duruma dönüşebilir. Acilen yapılan işlerde hata yapma riski oluşabilir. İyi bir planlama yapmak, iş ve yaşam kalitesini artırır.
DELEGATE (TEMSİLCİ SEÇ): Tüm işlerin tek veya birkaç kişi tarafından yapılması verimli değildir. Acil fakat önemli olmayan işler için biri veya birileri seçilmeli ve onlara yönlendirilmelidir. Bu işler için istekli ve söz konusu işi yapabilecek bir çalışan görevlendirilerek, yetkilendirilmelidir. Örneğin, bir kurumda gelecek misafirler için çay veya ikram malzemelerinin bitmiş olması, bir arabanın yıkatılması, ofisin temizlenmesi veya sarf malzemelerinden bazılarının tedarik edilmesi acil, fakat çok önemli olmayabilir. Birim veya departman yöneticilerinin, önemli veya acil başka işleri varken bunlara zaman ayırmaları verimsizliğe yol açabilir, diğer işler yapılamayabilir.
DELETE (SİL): Ne acil ne de önemli olmayan işler, yapılacak işler listesinden silinmelidir. Aslında bu işlerin hiç yapılmaması değil de ileri tarihlere ertelenmesi ve zaman bulunduğunda yapılması düşünülebilir. Örneğin, arşivin düzenlenmesi, geçerliliğini yitirmiş eski belgelerin imha edilmesi veya daha önce üretilmiş ürün numunelerinin sınıflandırılarak depoya konması ne acildir ne de önemlidir. Zaman bulunduğunda yapılacak işler listesine (Future to do list) konabilir, acil işler listesinde bulunmasına gerek yoktur. Bir metafor olarak buna “Çöp” diyebiliriz, ancak bu işler hiç yapılmaması düşünülmemeli, ileride boş bir tarihte yapılmalıdır.
İşlerin bu şekilde planlanması ve yapılması sadece verimliliği ve etkinliği değil, aynı zamanda zamanı doğru kullanmayı, stres ve çatışmayı azaltmayı, problemleri çözmeyi ve işler hakkında doğru karar vermeyi de sağlayacaktır. Böylelikle kurumların ve bireylerin performansları yükselecek, iş kaliteleri artacak, moral ve motivasyonu yükseltecek ve sonuçta bireysel veya kurumsal müşterilerin memnuniyetleri sağlanacaktır.