Aksiyon Almak
Yılın ilk yazısında bir işletmenin yıllık faaliyetlerini düzenleyebilmesi ve başarılı olması için, “Hedef, plan, bütçe ve aksiyon” olarak tanımladığımız ilk dört adımı atması gerektiğini ve ilk üç adım olan “Hedef”, “Plan” ve “Bütçe”yi geçtiğimiz haftalardaki yazılarımda kalem almıştım.
Bu hafta ise, “Aksiyon” konusunu işleyeceğim.
İşletmelerde hedef, plan ve bütçe oluşturulduktan sonra, aksiyon almak ve planlanan adımları uygulamak önemlidir. Yapılan planların hayata geçirilmesi, uygulanması, kontrol edilmesi ve gerekirse esnek davranarak, planlananın dışında farklı aksiyonlar almak gerekmektedir. Bu süreci daha etkili hale getirmek için takip edilebilecek adımları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
Planı Paylaşmak:
Planı ilgili departman yöneticileri, çalışanlar ve diğer ilgili paydaşlara iletmek ve detaylı bilgi vermek gerekmektedir. Tüm birim ve paydaşların, planın detaylarını anlaması ve taahhütlerini yerine getirmesi önemlidir.
Sorumlulukları Tanımlamak:
Planın uygulanması için görevler ve sorumluluklar belirlenmelidir. Her departmanın veya bireyin neyi, ne zaman ve nasıl yapacağına dair açık bir sorumluluk dağılımı yapılmalıdır.
Performans Göstergeleri Belirlemek:
Hedeflere ulaşma sürecini izlemek için performans göstergeleri (KPI'lar) belirlenmelidir. Bu sayede planın etkisini ölçebilir ve gerektiğinde ayarlamalar yapılabilir.
İş Takvimini Oluşturmak:
Plan aşamalara bölünerek bir iş takvimi oluşturmalıdır. Belirli bir zaman çerçevesinde hangi adımların atılacağını belirlemek, eylemleri düzenlemek ve takibi kolaylaştırmak için önemlidir.
İlgili Eğitimleri ve Geliştirmeleri sağlamak:
Bireylerin planı uygulama sürecinde ihtiyaç duyabilecekleri becerileri ve bilgileri edinmelerini sağlamak için gerekli eğitim ve geliştirmeleri planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir.
İzlemek ve Değerlendirmek:
Plan düzenli olarak izlenmeli ve performanslar değerlendirilmelidir. Bu süreçte karşılaşılan zorlukları belirlenir ve gerekirse plan güncellenir.
Esneklik ve Adaptasyon:
İş dünyası dinamiktir, bu nedenle planın esnek olması ve değişen koşullara uyum sağlayabilmesi önemlidir. Plan, gerektiğinde revize edilebilir, eklemeler yapılabilir, hatta yeniden oluşturılabilir.
İletişimi Sürdürmek:
Planın ilerlemesi hakkında düzenli olarak paydaşlarla iletişim kurulmalıdır. İlerleme, başarılar ve sorunlar hakkında şeffaf olmak, ekip motivasyonunu ve iş birliğini artırır.
Motivasyon ve Ödüllendirme:
Başarıları kutlamak, ekipleri motive etmek ve başarıları ödüllendirmek, planın başarılı bir şekilde uygulanmasını destekler.
Geribildirim Toplama ve İyileştirme:
İşletmenin farklı seviyelerinden, çalışanlardan ve tabii ki dış paydaşlardan (Tedarikçiler ve müşterilerden) geribildirim toplayarak, planın etkinliğini değerlendirilmelidir. Bu geribildirimler değerlendirilerek, sürekli iyileştirmeler yapılmalıdır.
Bu adımlar takip edildiğinde, işletmenin plan ve bütçesini başarılı bir şekilde uygulanabilir ve hedeflere ulaşılabilir.
Daha önce de yazmış olduğum gibi, ilk dönem geride kaldıktan sonra, dört adımı daha gündeme almak gerekir: Kontrol, düzeltme, önlem alma ve sürdürme. Önümüzdeki haftalarda bu konuları sırayla irdeleyeceğiz.