Önlem Almak

Yılın ilk dört yazısında bir işletmenin yıllık faaliyetlerini düzenleyebilmesi ve başarılı olması için, “Hedef, plan, bütçe ve aksiyon” olarak tanımladığımız ilk dört adımı atması gerektiğini ve bu adımlar için yol haritasını özetlemiştim. Bu adımlar takip edildiğinde, işletmenin plan ve bütçesini başarılı bir şekilde uygulanabilir ve hedeflere ulaşılabilir. Ancak son adım olan “Aksiyon”a geçtikten sonra, yani özetle faaliyetlerin planlandığı gibi gerçekleştirilebilmesi için dört adım daha gündeme alınmalıdır. Bunlar; “Kontrol, düzeltme, önlem alma ve sürdürme”dir. Son iki hafta “Kontrol” ve “Düzeltici Faaliyetler” konularını işlemiştik.

Bu hafta ise yapılan düzeltici faaliyetlerin tekrar etmemesi için “Önlem Almak” konusunu yazacağım.

İşletmenin faaliyetlerinde tespit edilen ve düzeltilen hataların tekrar etmemesi için kesinlikle önlem alınmalıdır. Hataların oluşması kaçınılmazdır ve hataların sonuçlara tesirinin büyüklüğüne veya zararına bağlı olarak, bazen müşteriler veya paydaşlar tarafından kabullenilebilir. Ancak tekrar etmesi durumunda bu tolerans veya anlayış ortadan kalkabilir. Bu nedenle önlem alma konusu, işletmelerin kaliteyi yükseltme çabalarını destekleyecektir.

Peki, faaliyetlerde hataların tekrar etmemesi veya tekrar eksikliklerin olmaması için hangi adımlar atılmalıdır:

İnceleme ve Analiz Yapılması

Hataların kaynağını belirlemek için detaylı bir inceleme ve analiz yapılmalıdır. Hangi aşamada, kim veya hangi departman hata yapmış, nedenleri nelerdir gibi sorulara cevap aranmalıdır.

Eğitim ve Geliştirmenin Planlanması

Personel eğitimine ve gelişimine önem verilmelidir. İlgili personel, süreçleri daha iyi anlamak ve hataları önlemek için eğitilmelidir.

Süreçlerin İyileştirilmesi

İş süreçleri düzenli olarak gözden geçirilmeli ve iyileştirme fırsatları aranmalıdır. Süreçlerin daha verimli ve hatasız devam edebilmesi için gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.

İletişim ve İşbirliğine Önem Vermek

Kurum içi iletişim kanalları açık tutulmalı, ekipler arasında etkili iletişim sağlanmalıdır. İşbirliği ve bilgi paylaşımı, hataların daha hızlı tespit edilmesine ve düzeltilmesine yardımcı olur.

Geri Bildirim Mekanizmaları

Çalışanlardan ve müşterilerden geribildirimler alınması için sistemler kurulmalı ve bu geri bildirimler kesinlikle değerlendirilmelidir.

İzleme ve Kontrol Sistemlerinin Kurulması

İşletme içinde etkili izleme ve kontrol sistemleri kurulmalıdır. Bu sayede hatalar daha erken tespit edilebilir ve düzeltilmesi için gerekli adımlar atılabilir.

Teknolojik Çözümler

İşletmeye uygun teknolojik çözümler kullanarak otomasyon ve veri analitiği gibi araçlarla hataların tekrarı azaltılabilir.

Kalite Yönetimi Standartları

Uluslararası kabul görmüş kalite yönetimi standartlarına uygunluk sağlanmalıdır. Bu standartlar işletmeye sağlam bir kalite çerçevesi sunabilir.

Personel Motivasyonu

Personelin motivasyonunu yüksek tutmak, hataları azaltabilir ve tekrar etmesine engel olabilir. Hataları fark eden ve tekrar etmemesi için düzeltici önlemler alan, bunun için ödüllendirilerek, motive edilen çalışanlar daha dikkatli ve sorumluluk sahibi olacaklardır.

Bu önlemler, işletmenin daha sağlam ve hatasız bir temel üzerine kurulmasına yardımcı olabilir. Ancak her işletme farklı olduğu için, spesifik durum ve ihtiyaçlara göre uyarlanması önemlidir.

Bu hafta “Önlem Almak” konusunu işledik, haftaya ise bu serinin son yazısı olan “Sürdürme” konusunu irdeleyeceğiz.