Problem Yoksa, Problem Var Demektir
Başta üretim yapan işletmeler olmak üzere, tüm işletmelerin iç ve dış müşterileri vardır. İşletme içinde her departmanın çıktısı, bir sonraki departmanın girdisidir; yani departmanlar birbirinin tedarikçisi veya müşterisidir.
Dış müşteriler ise, bilindiği gibi, üretilen mal ve hizmetleri (Ürünleri) satın alan kurumlar veya şahıslardır. Bu yazımda, işletme içindeki problemleri irdelemeye çalışacağım.
İşletmelerde tedarik zinciri yönetiminden, satış sonrası hizmet faaliyetlerine kadar yürütülen işler, yani satın alma, planlama, üretim, lojistik, satış, pazarlama, satış sonrası destek gibi değer yaratan görevler “Değer Zinciri” olarak tanımlanmaktadır. Bir de bu değer yaratan görevleri yerine getirmek ve daha iyi gerçekleştirilmesini sağlamak için yapılan işler, yani finans, muhasebe, insan kaynakları, bilişim ve teknoloji alt yapısı, üst yönetim…vs. “Destek Faaliyetleri” olarak tanımlanmaktadır.
Değişen ekonomik durum, pazar koşulları, rekabet etkisi ve müşteri beklentileri, işletmelerde yapılan her işi daha iyi yapmaya, değişime ve dönüşüme zorlamaktadır. Aksi takdirde bir işletmenin varlığını sürdürmesi mümkün değildir. Bu süreçte işletme içinde, başta kurum içi etkili iletişim, ekip çalışması, bilgi paylaşımı, verimlilik, sürdürebilirlik, çevre bilinci, teknoloji yatırımı, eğitim, Ar-Ge, inovasyon, süreç iyileştirme, toplam kalite yönetimi, iş güvenliği, çalışanların kariyer planlaması, sosyal sorumluluk, zaman yönetimi, performans değerlendirme gibi konular ön plana çıkmaktadır. Bu konuların birçoğu eş zamanlı olarak ele alınması ve bazıları için yeni çalışanların katılımı, bazıları için de hali hazırda çalışanların oluşturacakları çalışma grupları ile planlanarak yapılması gerekmektedir.
Bu faaliyetlerin birçoğu aynı zamanda yeni konulardır, araştırma, bilgi, değişim ve deneyim gerektirmektedir. Bu nedenle ekip içinde veya ekipler arası çatışmalara neden olabilir. Hatta tüm yukarıda saymış olduğum konular olmasa bile, standart üretim devam etse de departmanlar arası bazı problemler meydana gelebilir. Örneğin, üretilecek ürünlerin hammadde veya yarı mamullerin zamanında üretim hattına gelmemesi veya eksik olması, gerekli ekipman veya yedek parçaların tedarik edilememesi, sevkiyatların zamanında yapılmaması…vs. gibi.
Tüm bu görevler yerine getirilirken, doğal olarak tüm departmanlar daha verimli ve etkili çalışabilmek veya daha başarılı sonuçlar elde etmek için, bir önceki departmanla iletişime geçmekte ve oluşan problemleri çözmek için birtakım görüşmeler yapmaktadırlar.
Zaten bir departman, eğer diğer departmanlarla herhangi bir şekilde iletişime geçmiyor, işini daha iyi yapmak için bir arayışta değilse, haklarından vazgeçmiş ve işini önemsemiyor diye düşünmek mümkündür. Bu nedenle üst yönetim işletme içinde bireyler veya birimler arasında diyalogların olmasını, hatta -ölçülü olmak kaydı ile- çatışmaların olmasını isterler. Bu tip çatışmalar, süreçleri iyileştirmeyi, yeni fikirlerin oluşmasını veya gereksiz işlerin ortadan kaldırılmasını sağlayabilir.
Eğer, departmanlar arasındaki iş akışları sırasında ilgili birimler “Hiç problem yok” diyorlarsa, orada işi olduğu gibi sürdüren, işi geliştirmeyi gerekli görmeyen, kafasını kaldırıp “İşi daha iyi nasıl yapabiliriz?” diye düşünmeyen, hatta robotlaşmış çalışanların olduğunu düşünebiliriz.
Bu nedenle üst yönetim, sıklıkla tüm birimlerle görüşmeli, departmanlar arası toplantılar düzenlemeli ve kelimenin tam anlamı ile “Problem aramalıdır”.
Her problem ve tabii ki uygun çözümü hem bireyleri hem de departmanları geliştirecek ve işletmenin gelirini, rekabet gücünü ve marka değerini artıracaktır.