İş Akışı

Başta proje üretimi yapan işletmeler olmak üzere, bir çok işletmede kurumsal müşteriden sipariş geldikten sonra, üretilecek mal veya hizmetle ilgili gerekli hammadde, yarı mamul veya hizmetin tedarik edilmesinden, müşteriye teslimine kadar bir takım sorunlar yaşanmaktadır. Hatta kitle (Seri) üretim yapan işletmelerde de birtakım problemler ortaya çıkmaktadır.

Bu sorunlar, departmanlar arasında bilgi akışının sağlıklı, eksiksiz ve zamanında yapılmamasından dolayı, üretimin istenen zamanda gerçekleşmemesine, ürün tesliminde bir takım sorunların yaşanmasına, üründe kalite problemlerine yol açmaktadır ve sonuçta müşteri memnuniyetsizliğine kadar yansımaktadır. Bu durumda müşterinin güveni azalmakta ve bunun tekrar etmesi durumunda da, müşterinin yeni üretici arayışına yol açmaktadır.

Örneğin, kurumsal müşteri özel bir ürünü, üretici işletmeye üretmesi için talepte bulunur. Satış ekibi siparişi doğal olarak, planlama veya üretim birimine iletir. Eğer ilk defa üretilecek bir ürün ise, tasarım veya üretime uygunluk çalışması yapılır, fiyat belirlenir. Fiyat satış birimi tarafından müşteriye bildirilir, onaylanması halinde sipariş alınır. Siparişi alan satış birimi, siparişi üretim planlamaya bildirir. İlgili birim siparişi aldığı andan itibaren tüm sistemi tetikleyerek, üretilecek ürün için gerekli hammadde veya yarı mamulün stok seviyesini kontrol eder, eğer stokta yeteri malzeme kadar bulunmuyorsa, satın alma birimi bir araştırma yaparak, tedarikçilere siparişleri geçer. Siparişi verilen hammadde veya yarı mamuller istenilen zamanda stoklara girmesi sağlanır. Bunun üzerine planlama departmanı üretim planlamasını yapar, üretilecek ürünle ilgili makine, iş gücü ve malzemelerin bir araya getirilmesini sağlayarak, hatta dış kaynak kullanımı varsa, bunun da planlamasını yaparak, ürünün üretilmesini sağlar. Üretim belirlenen zamanda tamamladıktan sonra, gerekli kalite kontrolleri yapılır ve ürün müşteriye sevk edilmek üzere depoya, oradan da lojistik birimine teslim edilir. Aynı anda muhasebe tarafından ürünün irsaliye ve faturası düzenlenir ve ürün müşteriye teslim edilir. Müşteriye teslimat gerçekleştirdikten sonra, satış birimi tekrar müşteri ile temas ederek, ürünle ilgili memnuniyeti sorgular veya olumsuzluk varsa tespit ederek, işletmeye bildirir. Tüm bu süreç “İş Akışı” olarak tanımlanmaktadır. Tüm sürecin içinde finans birimi de bulunur, çünkü satın almayı gerçekleştirmek için ödemeleri planlar, gelecek olan tahsilatların vadesini hesaplayarak, bir nakit akışı hazırlar.

Çok basit bir şekilde açıkladığım yukarıdaki iş akışının beklenen zamanda ve beklenen kalitede gerçekleşebilmesi için tüm birimlerin birbiri ile iletişim halinde olmaları, tüm birimlerin sürece hakim olmaları ve birbirini tamamlamaları gerekmektedir. Bilindiği gibi, bir departmanın çıktısı, sonraki departmanın girdisidir. Başka bir deyişle, her departman kendinden önceki departmanın müşterisidir.

Yukarıda özetlemiş olduğum süreci, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP - Enterprise Resource Planning) veya Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP - Materials Requirement Planning) olarak tanımlanan yazılım programları yapmaktadır.

Ancak, bu programları kullanmayan ve halen de geleneksel yöntemlerle tedarik ve üretim planlaması yapan, dolayısı ile üretimde ve sevkiyatta sürekli sorunlar yaşayan ve sonuçta müşterisini memnun edemeyen işletmeler olduğu gibi,   yazılım programlarına yatırım yaptıkları halde, tam anlamı ile kullanmayan işletmeler de bulunmaktadır.

Siparişlerin gelişinden itibaren eksiksiz bir “İş Akışı” yapamayan işletmeler, siparişleri tam zamanında müşterilerine teslim eden işletmelerde dahi, satın alma araştırmaları için yeteri kadar zaman kullanamamakta, üretim için fazla mesai yapmakta, gerekli kalite kontrolleri sağlayamamakta ve sonuçta bir verimsizlik söz konusu olmaktadır. Bu durum müşteriye de olumsuz olarak yansımaktadır. 

İş akışı, “Planlama” demektir, kimin, ne zaman, ne, nasıl ve neden yapacağının yazılı olarak belirlenmesi anlamına gelir. Özetle, yapılacak işer yazılı hale getirilmeli ve yazılan da yapılmalıdır.

İşletmeler bireylerin kabiliyeti ile değil, sistemlerle yönetilir. Yani sistem belirlenir, sistem çalışır, bireyler ise sistemi daha mükemmel hale getirmek ve kusursuz çalışması için gerekli yetenek ve becerileri ile katkı yaparlar. Günümüz değişen şartlarda da, sistemin sürekli revize edilmesi ve güncellenmesi gerekmektedir.

İş akışını düzenlemeyen veya yukarıda sözünü ettiğim yazılım programlarını tam olarak kullanmayan işletmelerin yaşadıkları başlıca sorunlar aşağıdaki gibidir: 

• Tam zamanında (JIT – Just in Time) hammadde, yarı maul veya malzeme tedarik yapılmadığı için üretim aksar veya durur.
• Önceden bilgi verilmediği için satın alma birimi yeteri kadar araştırma yapamadan hızlıca hammadde veya yarı mamulü tedarik eder, daha yüksek maliyet oluşmasına neden olur.
• Tedarikçilerden malzemeler sevk edilmeden önce gerekli kalite kontrolleri yapılamaz, bu durum daha sonra fark edildiğinde, hem üretimin aksamasına, hem de firelerin artmasına neden olabilir.
• Yeteri kadar depo kontrolleri yapılmadığı için, stokta görünen bazı malzemelerin fiili durumda olmadığı son anda farkedilir ve üretim aksayabilir.
• Üretim planlaması yapılamadığı için ürünü teslim tarihine yetiştirmek için, işçiler daha fazla mesai yapar, ek vardiye çalışırlar. Hem işçiler yorulmasına, hem işçilik maliyetleri yükselmesine, hem de iş kazalarının artmasına neden olur.
• Muhasebe birimi faturalama konusunda bilgilendirilmediği için, ürün hazır olduğu halde, hızlıca sevkiyatı yapılamaz, hatta varsa ihracatı gerçekleştirilemez.
• Müşterilerden gelen şikâyet ve öneriler dikkate alınmadığı için, gerekli revizeler yapılamaz, müşteri memnuniyeti azalır.