Toplantı: kurumsal kaytarma
Yapay zekâ acaba gereksiz toplantılarla kaybedilen zamanı geri kazandırabilir mi? Zira toplantıların çoğu; kurumsal kaytarma haline dönüşmüş. Şu anda toplantını iptal et, zamanını geri kazan…
Şu bizim toplantı merakımız, bir tür sosyal fetişizme dönüşmeye başladı… Ancak binlerce insan/saat zaman, yüzbinlerce lira ve emek harcanarak yaptığımız toplantıların verimini sorgulamıyor, “sahi biz burada neden toplandık?” sorgusu yapmadığımızdan zamanı da insanı da mekânı da ziyan ediyoruz.
Yaklaşık 3 bin 500 kişinin katıldığı toplantı sonrası şöyle bir düşündüm; 3,500 kişi, ortalama 20 yıldan, toplamda 70 bin yıllık tecrübeyi aynı çatı altında toplamışız. Peki, ne yapmışız? Protokoldekiler, çeneleri getirdiler ve konuşmalar bitince kulaklarını beraberinde götürdüler. Yazık ki ne yazık…
Değer üretmeyen toplantılar
Fakat toplantının “yüce amacını” gölgede bırakıp, beylik bir iki lafı manşetlere çakıp, salonun en az %20’sini de yanlarına alıp gidiverdiler. Biz bize kaldık; (arada nitelikli birkaç sunum, konuşmayı ve konuşmacılarını özenle ayrı tutarak) her sunum sonrası daha da azalan salonda, değer üretemedik.
Toplantı fetişizmi sadece bize has bir şey değil. Ama bizim abarttığımız kesin… Wall Street Journal’da yayınlanan bir rapora göre tecrübeli ve tecrübeli olmayan yöneticilerin toplantı yaparak geçirdikleri zaman normal çalışma saatlerinin yarısıymış.
İKİ SORU İKİ CEVAP / Toplantıya dair…
Toplantı bahanemiz nedir?
İnsanlar çözüme ulaşmak için toplanıyorlar, iletişim kuramadıkları için tekrar toplanıyorlar, çözüm üretemedikleri için bu sefer “nerede hata yaptık?” bahanesiyle tekrar toplanıyorlar. Çözüme varmak için gerekçelendirilen toplantılardan bir netice çıkmadığı göz önüne alınırsa, kaytarılıyor demektir.
Hiç mi faydası yok?
Toplantılar insanları en kolay tanıyabileceğiniz araçlardan biridir. Sunacağınız, savunacağınız bir konunuz yoksa sadece susun ve gözlemleyin. “Neyi söylediklerine” değil de “onları neden söylediklerine” bakın. Çoğu, “ben de varım” ispatı taşır ve kendisini görünür kılma gayretindedir
not/ Toplantı yapmadan çözüm üretmeyi deneyin
Toplantının en hararetli anında bir kişiye; “neden toplandık?” diye sorun. Herkes bu soruya farklı cevap verecektir. Çalışanlarının toplanarak çözüm ürettiklerini düşünen firma sahipleri yılsonu kar zarar tablolarında toplantı maliyeti kalemini de görmeliler bence…
Toplantısız olmuyor ama “niteliksiz” toplantıyla hiç olmuyor. Temel sıkıntı, toplantıların iyi tasarlanmayışından kaynaklanıyor. Öncelikle amaç net değil. Tepe yönetiminden veya orta kademe yöneticisi, o gün kafası karışıksa, medyada görünürlük peşindeyse, panel, toplantı ayarlayıveriyor.
Amaca hizmet etmeyen toplantıların diğer bir sorunu da katılımcıların, bu toplantılara elini kolunu sallayarak gelmesi… Hazırlık yok. Ev ödevi yok. Toplantının gidişatına göre, “durumu idare etme” var yalnızca. Netice; arkadaşlar, dostlar, yurttaşlar, değer üretmeyeceksek, hadi toplanıp kaytaralım…